Toegang: Organisatie is geregistreerd

U heeft toegang als de organisatie geregistreerd is en de lokale beheerder u toegang geeft via Gebruikersbeheer.

In Gebruikersbeheer kan de lokale beheerder (domein leefmilieu) of de wettelijke vertegenwoordiger die gekend is in het KBO medewerkers van dezelfde onderneming en zichzelf toegang geven tot

  • de dossierdatabank ExpertBase
  • of de certificatendatabank het VREG-platform.

Het gebruiksrecht bepaalt of u toegang heeft tot ExpertBase of het VREG-platform. Wat u in de toepassing kan doen, wordt bepaald door het profiel. Per Gebruiksrecht mag u maximum één profiel hebben.

Enkel de lokale beheerder of de wettelijke vertegenwoordiger die gekend is in het KBO kan volgende stappen uitvoeren. De lokale beheerder werd via een mandaat aangeduid bij de registratie van de onderneming en moet een werknemer van de organisatie zijn.

Hoe geef ik toegang tot het dossier of de certificaten?

  • Ga naar Gebruikersbeheer. U gebruikt best de browser Google Chrome. U heeft uw identiteitskaart of Itsme nodig.
  • Bij het aanmelden kiest u de optie: Aanmelden namens een onderneming of organisatie.
  • Klik op de knop Nieuw recht toekennen.
  • Selecteer of voeg de persoon toe waaraan u een recht wenst toe te voegen.
    • Als de persoon niet weergegeven wordt in de lijst, klikt u op Persoon toevoegen. Vul het rijksregisternummer van die persoon in en klik op Ga verder. De gegevens zullen uit het rijksregister opgehaald worden. De contactgegevens zal u moeten aanvullen.
  • Selecteer het gewenste gebruikersrecht :
    • VEKA ExpertBase Gebruiker  als de gebruiker toegang nodig heeft tot het dossier.
    • VREG Tradebase Rekeninghouder als de gebruiker toegang nodig heeft tot de certificaten.
  • Selecteer het gewenste profiel.
    • Aanvrager of dossierbeheerder voor het gebruiksrecht VEKA ExpertBase Gebruiker.
    • Verantwoordelijke, gebruiker of raadpleger voor het gebruiksrecht VREG Tradebase Rekeninghouder. Selecteer maximum 1 profiel.
  • Klik op de knop Recht toekennen.
  • Bevestig de toekenning.
  • Herhaal bovenstaande stappen, als de gebruiker zowel toegang tot het dossier als de certificaten nodig heeft.
  • Sluit de toepassing pas af, nadat u de melding Recht succesvol toegekend ziet.
  • Een paar uur later kan de persoon aanmelden in de toepassing waaraan u toegang gegeven hebt.

Hoe pas ik een profiel aan?

Meerdere profielen veroorzaken foutmeldingen. Als er meerdere profielen aangeduid werden, dan moet de lokale beheerder de overbodige profielen verwijderen door volgende stappen uit te voeren:

  • Ga naar Gebruikersbeheer. U gebruikt best de browser Google Chrome. U heeft uw identiteitskaart of Itsme nodig.
  • Bij het aanmelden kiest u de optie: Aanmelden namens een onderneming of organisatie.
  • Vul de naam in van de persoon, waarvoor u het profiel wil aanpassen.
    Via de hoofdpagina kan er op een persoon gezocht worden door de naam van de persoon in te geven (invulveld/kader boven Mijn taken) en nadien op de knop Zoek te klikken. De gegevens van deze persoon worden weergegeven (voornaam, naam, geboortedatum,...).
  • Klik op Details in de kolom Acties. U krijgt een overzicht van de gebruiksrechten van deze persoon.
  • Klik op Details om het profiel te bekijken.
  • Klik op de knop Bewerken om het profiel aan te passen.
  • Kijk na of het gewenste profiel in de rechterkolom Geselecteerd staat.
    Via de pijltjes (tussen de kolommen Beschikbaar en Geselecteerd) kan u het profiel aanpassen.
    Als er in de rechterkolom meerdere profielen staan, moet u de overbodige profielen verplaatsen naar de kolom Beschikbaar.
  • Klik (onderaan) op de knop Verder.
  • Kijk de gegevens na.
  • Bevestig de gegevens.

Hoe verwijder ik rechten?

Als een werknemer de organisatie verlaat, dan moet de lokale beheerder de toegang (en werkrelatie) van die persoon verwijderen door volgende stappen uit te voeren:

  • Ga naar Gebruikersbeheer. U gebruikt best de browser Google Chrome. U heeft uw identiteitskaart of Itsme nodig.
  • Bij het aanmelden kiest u de optie: Aanmelden namens een onderneming of organisatie.
  • Vul de naam in van de persoon waarvoor u de toegangsrechten wil verwijderen.
    Via de hoofdpagina kan er op een persoon gezocht worden door de naam van de persoon in te geven (invulveld/kader boven Mijn taken).
  • De gegevens van deze persoon worden weergegeven (voornaam, naam, geboortedatum,...). Klik op Details in de kolom Acties.
  • U krijgt een overzicht van de gebruiksrechten van deze persoon (per onderneming). Klik rechts op de knop verwijderen.
  • U kan een reden ingeven. Klik (onderaan) op de knop Verder.
  • Als u de rechten voor deze persoon wil verwijderen, dan moet u dit bevestigen.
  • Bovenaan ziet u de melding Het gebruiksrecht is verwijderd.
  • Verwijder ook de werkrelatie, als deze persoon de organisatie verlaten heeft.

Hoe verleng ik de duur van de gebruiksrechten?

  • Ga naar Gebruikersbeheer. U gebruikt best de browser Google Chrome. U heeft uw identiteitskaart of Itsme nodig.
  • Bij het aanmelden kiest u de optie: Aanmelden namens een onderneming of organisatie.
  • Vul de naam in van de persoon, waarvoor u het profiel wil aanpassen.
    Via de hoofdpagina kan er op een persoon gezocht worden door de naam van de persoon in te geven (invulveld/kader boven Mijn taken) en nadien op de knop Zoek te klikken. De gegevens van deze persoon worden weergegeven (voornaam, naam, geboortedatum,...).
  • Klik in de kolom Acties  op de knop Details . U krijgt een overzicht van de gebruiksrechten van deze persoon.
    In de rechterbovenhoek van de gele balk ziet u wat de duur van de werkrelatie van de gebruikermet uw organisatie is. Een gebruikersrecht kan nooit langer lopen dan de werkrelatie.
  • Klik op de knop Verleng werkrelatie en gebruikersrechten .
    Hiermee wordt zowel de werkrelatie als alle gebruikersrechten die gekoppeld zijn aan deze werkrelatie tot hun maximale periode verlengd.
  • Klik op verder om zowel de werkrelatie als het gebruikersrecht die gekoppeld is aan deze werkrelatie tot hun maximale periode te verlengen (4 jaar).

Wie heeft toegang?

Heb ik toegang tot Gebruikersbeheer?

Om toegang te hebben tot de website van het Gebruikersbeheer moet u beschikken over het recht Lokale Beheerder Domein Leefmilieu. De lokale beheerder werd aangeduid bij de registratie van de onderneming en moet een werknemer van de organisatie zijn.

Ik ben lokale beheerder, waarom heb ik geen toegang tot het dossier of de certificaten?

U moet uzelf via Gebruikersbeheer de nodige gebruiksrechten en profiel geven.

Ik wil toegang tot het dossier en de certificaten.

De lokale beheerder moet u twee gebruiksrechten met 1 profiel geven:

  • VREG Tradebase Rekeninghouder (= certificaten)
  • en VEKA ExpertBase Gebruiker (= dossier).

Ik wil een overzicht van alle gebruikers hun rechten

Wil u een overzicht van welke werknemers via Gebruikersbeheer toegang hebben? Dat kan als de lokale beheerder volgende stappen uitvoert:

  • Ga naar Gebruikersbeheer. U gebruikt best de browser Google Chrome. U heeft uw identiteitskaart of Itsme nodig.
  • Bij het aanmelden kiest u de optie: Aanmelden namens een onderneming of organisatie. U komt op de hoofdpagina terecht.
  • Klik op Toekenning opzoeken (in de kader Rechten beheren). U komt op de pagina Zoek gebruikersrecht toekenning terecht.
  • Duid de organisatie aan en klik op de knop Zoek. U krijgt een overzicht van alle gebruikers met hun gebruiksrechten en profielen.
  • U kan het overzicht downloaden (onderaan de kader).

Betekenis gebruiksrecht en profiel

Gebruiksrecht = Toegang tot

Profiel/context = Wat kan ik in de toepassing Als er één profiel aangeduid werd kan u
Combinatie is mogelijk Maximum 1 profiel per gebruiksrecht  

Lokale Beheerder Domein

= Gebruikersbeheer

Leefmilieu uzelf en anderen medewerkers het gebruiksrecht VREG TradeBase Rekeninghouder of VEKA ExpertBase Gebruiker geven.

VREG Tradebase Rekeninghouder = certificaten

Verantwoordelijke groenestroomcertificaten, warmte-krachtcertificaten en garanties van oorsprong verhandelen en beheren. Gegevens wijzigen zoals de contactgegevens, bankrekeningnummer en voorkeuren.
Gebruiker groenestroomcertificaten, warmte-krachtcertificaten en garanties van oorsprong verhandelen en beheren.
Raadpleger

groenestroomcertificaten, warmte-krachtcertificaten en garanties van oorsprong raadplegen = alleen lezen rechten. Dit profiel kan geen transacties invoeren.

VEKA ExpertBase Gebruiker = dossiers Aanvrager een dossier raadplegen, opstarten, ondertekenen, wijzigingen melden en de actie indienen (heeft de meeste rechten).
Dossierbeheerder een dossier raadplegen, opstarten en vervolledigen. Dit profiel kan geen actie of aanvraag indienen.

 

Hoe wijzig ik de lokale beheerder?

De Lokale Beheerder (domein leefmilieu) kan enkel toegevoegd of gewijzigd worden door de Toegangsbeheerder of Hoofd lokale beheerder.

Via de pagina Beheer der Toegangsbeheerders kan een

  • Hoofdtoegangsbeheerder (HTB) aangesteld of gewijzigd worden.
  • Toegangsbeheerder (TB) door de Hoofdtoegangsbeheerder aangesteld worden (= delegeren van toegangsbeheer binnen de onderneming)
  • gebruiksrecht toegekend worden (via Toegangen beheren > Andere specifieke systemen).

Externe gebruikers kunnen in ExpertBase per dossier toegevoegd worden door een werknemer van de organisatie (met schrijfrechten).  De externe kan enkel toegevoegd worden, als deze onderneming (of persoon) zich ook geregistreerd heeft (en de lokale beheerder van de externe onderneming de juiste rechten toegekend heeft in Gebruikersbeheer.)

Let op, de rechten die een onderneming heeft binnen een specifiek dossier kunnen verschillen van de rechten die aan u zijn toegekend door de lokale beheerder van uw onderneming. Bij de opstart of het goedkeuren van een dossier (zie tab Betrokkenen) worden de rechten voor de onderneming bepaald.

Wat kan een externe partij in mijn dossier doen?

Een externe partij met toegang tot het dossier kan:

  • een dossier en de acties bekijken (= alleen lezen is aangevinkt)
  • een actie (aanvraag, wijziging) opstarten en aanvullen als hij rechten heeft om het dossier aan te passen
  • andere externe partijen (zoals vb. een keuringsinstantie) toegang geven/ontnemen (=mag andere externe partijen toegang geven/ontnemen  is aangevinkt)

Een externe partij kan geen actie indienen. Als het VEKA vragen heeft over een ingediende actie (= status Aan te vullen), kan de externe partij met schrijfrechten een antwoord geven op de openstaande vragen. Ook deze antwoorden moeten door de aanvrager of certificaatgerechtigde ingediend worden.

Welke externe partijen hebben toegang tot mijn dossier?

In tabblad Betrokkenen van het dossier, kan u zien welke externe partijen toegang hebben tot uw dossier. Dit doet u als volgt:

  • Meld aan in ExpertBase.
  • Klik op Dossiers (groene balk bovenaan).
  • Klik op het dossiernummer (scherm Mijn dossiers).
  • Klik in het scherm Detail dossier op tabblad Betrokkenen (linker kolom).
  • In de gegevensblok Toegang externe partij(en), worden de externe partij(en) getoond die via ExpertBase toegang kregen.
  • Als deze gegevensblok niet zichtbaar is, werden er geen externe partijen toegevoegd via ExpertBase.

Staat de naam van de aanvrager of certificaatgerechtigde bij externe partij (tabblad Betrokkenen in ExpertBase)? Dan veroorzaakt dit hinder in het dossier. Verwijder de naam van de aanvrager of certificaatgerechtigde bij  de externe partij.

Hoe kan ik een externe partij toegang geven tot mijn dossier?

Om toegang te hebben tot een dossier, moet de externe partij zich ook eerst registreren voor de toegang tot ExpertBase. Toegang tot Expertbase is enkel mogelijk met een identiteitskaart met kaartlezer (eID) of Itsme.

Hoe u de externe partij toevoegt, is afhankelijk van de status van uw dossier. Is  er al een dossier opgestart of moet het dossier nog opgestart worden. In de handleiding van ExpertBase zijn destappen uitgebreider en met schermvoorbeelden beschreven.

Via een actie (bestaand of reeds opgestart dossier)

Een externe partij toevoegen tot uw dossier via een actie doet u als volgt:

  • Meld aan in ExpertBase.
  • Klik op Dossiers (groene balk bovenaan).
  • Klik op het dossiernummer.
  • Klik in het scherm Detail dossier op tabblad Acties (linker kolom)
  • Klik op de knop Actie toevoegen.
  • Selecteer in het scherm Nieuwe actie aanmaken,  de eerste optie een externe partij toegang te geven of te ontnemen tot dit dossier.
  • Klik (rechts beneden) op de knop Actie aanmaken.
  • Klik in het scherm Toegang en rechten externe partij op de knop Rechten toevoegen.
  • Pas de naam (van de aanvrager of certificaatgerechtigde) aan door op het pennetje te klikken. 
  • Duid in het pop-up scherm Gegevens betrokkenen aan of de betrokkene een bedrijf is.
  • Vul nadien het ondernemingsnummer in.
  • Klik op de OK-knop.
    Als enkel de annuleren knop zichtbaar is, moet de onderneming zich eerst registreren.
  • Controleer of enkel externe partijen werden toegevoegd. 
  • Klik op de knop Indienen, als (enkel) externe partij(en) zijn toegevoegd.

Bij het opstarten van een nieuw dossier

Een externe partij toevoegen bij de opstart van een nieuw dossier doet u als volgt:

  • Meld aan in ExpertBase.
  • Klik op Dossiers (groene balk bovenaan).
  • Maak een nieuw dossier aan.
  • Klik onderaan in het scherm Nieuw dossier bij Toegang en rechten extere partij(en) op de knop Rechten toevoegen. 
  • Pas de naam (van de aanvrager of certificaatgerechtigde) aan door op het pennetje te klikken. 
  • Duid in het pop-up scherm Gegevens betrokkenen aan of de betrokkene een bedrijf is.
  • Vul nadien het ondernemingsnummer in.
  • Klik op de OK-knop.
    Als enkel de annuleren knop zichtbaar is, moet de onderneming zich eerst registreren.
  • Controleer of enkel externe partijen werden toegevoegd.
  • Klik op de knop Dossier aanmaken. 

Hoe kan ik de toegang tot mijn dossier (terug) afnemen?

Als de overeenkomst met een externe partij (die via ExpertBase toegang heeft) beeïndigd wordt, moet de toegang per dossier verwijderd worden. Dit doet u als volgt:

  • Meld aan in ExpertBase.
  • Klik op Dossiers (groene balk bovenaan).
  • Klik op het dossiernummer.
  • Klik in het scherm Detail dossier op tabblad Acties (linker kolom).
  • Klik op de knop Actie toevoegen.
  • Selecteer in het scherm Nieuwe actie aanmaken,  de eerste optie een externe partij toegang te geven of te ontnemen tot dit dossier.
  • Klik (rechts beneden) op de knop Actie aanmaken.
  • Vink in het scherm Toegang en rechten externe partij de partij aan die u wil verwijderen (onder de titel Ik wil een externe partij verwijderen). 
  • Klik op de knop Indienen.
  • De externe partij is verwijderd en heeft geen toegang meer tot het dossier.

Hoe kan ik de rechten van een externe partij wijzigen?

Er werd bijvoorbeeld Alleen lezen aangeduid, maar de externe partij moet het dossier kunnen vervolledigen.
De rechten kunnen aangepast worden door twee aparte actie op te starten en in te dienen.

  • Start een nieuwe actie en verwijder de externe partij, zoals beschreven bij Hoe kan ik de toegang tot mijn dossier (terug) afnemen?
  • Start nadien een nieuwe actie en voeg de externe partij toe met de gewenste rechten.