Toegang externe partij in ExpertBase

Externe gebruikers kunnen in ExpertBase per dossier toegevoegd worden door een werknemer van de organisatie (met schrijfrechten).  De externe kan enkel toegevoegd worden, als deze onderneming (of persoon) zich ook geregistreerd heeft (en de lokale beheerder van de externe onderneming de juiste rechten toegekend heeft in Gebruikersbeheer.)

Let op, de rechten die een onderneming heeft binnen een specifiek dossier kunnen verschillen van de rechten die aan u zijn toegekend door de lokale beheerder van uw onderneming. Bij de opstart of het goedkeuren van een dossier (zie tab Betrokkenen) worden de rechten voor de onderneming bepaald.

Wat kan een externe partij in mijn dossier doen?

Een externe partij met toegang tot het dossier kan:

  • een dossier en de acties bekijken (= alleen lezen is aangevinkt)
  • een actie (aanvraag, wijziging) opstarten en aanvullen als hij rechten heeft om het dossier aan te passen
  • andere externe partijen (zoals vb. een keuringsinstantie) toegang geven/ontnemen (=mag andere externe partijen toegang geven/ontnemen  is aangevinkt)

Een externe partij kan geen actie indienen. Als het VEKA vragen heeft over een ingediende actie (= status Aan te vullen), kan de externe partij met schrijfrechten een antwoord geven op de openstaande vragen. Ook deze antwoorden moeten door de aanvrager of certificaatgerechtigde ingediend worden.

Welke externe partijen hebben toegang tot mijn dossier?

In tabblad Betrokkenen van het dossier, kan u zien welke externe partijen toegang hebben tot uw dossier. Dit doet u als volgt:

  • Meld aan in ExpertBase.
  • Klik op Dossiers (groene balk bovenaan).
  • Klik op het dossiernummer (scherm Mijn dossiers).
  • Klik in het scherm Detail dossier op tabblad Betrokkenen (linker kolom).
  • In de gegevensblok Toegang externe partij(en), worden de externe partij(en) getoond die via ExpertBase toegang kregen.
  • Als deze gegevensblok niet zichtbaar is, werden er geen externe partijen toegevoegd via ExpertBase.

Staat de naam van de aanvrager of certificaatgerechtigde bij externe partij (tabblad Betrokkenen in ExpertBase)? Dan veroorzaakt dit hinder in het dossier. Verwijder de naam van de aanvrager of certificaatgerechtigde bij  de externe partij.

Hoe kan ik een externe partij toegang geven tot mijn dossier?

Om toegang te hebben tot een dossier, moet de externe partij zich ook eerst registreren voor de toegang tot ExpertBase. Toegang tot Expertbase is enkel mogelijk met een identiteitskaart met kaartlezer (eID) of Itsme.

Hoe u de externe partij toevoegt, is afhankelijk van de status van uw dossier. Is  er al een dossier opgestart of moet het dossier nog opgestart worden. In de handleiding van ExpertBase zijn destappen uitgebreider en met schermvoorbeelden beschreven.

Via een actie (bestaand of reeds opgestart dossier)

Een externe partij toevoegen tot uw dossier via een actie doet u als volgt:

  • Meld aan in ExpertBase.
  • Klik op Dossiers (groene balk bovenaan).
  • Klik op het dossiernummer.
  • Klik in het scherm Detail dossier op tabblad Acties (linker kolom)
  • Klik op de knop Actie toevoegen.
  • Selecteer in het scherm Nieuwe actie aanmaken,  de eerste optie een externe partij toegang te geven of te ontnemen tot dit dossier.
  • Klik (rechts beneden) op de knop Actie aanmaken.
  • Klik in het scherm Toegang en rechten externe partij op de knop Rechten toevoegen.
  • Pas de naam (van de aanvrager of certificaatgerechtigde) aan door op het pennetje te klikken. 
  • Duid in het pop-up scherm Gegevens betrokkenen aan of de betrokkene een bedrijf is.
  • Vul nadien het ondernemingsnummer in.
  • Klik op de OK-knop.
    Als enkel de annuleren knop zichtbaar is, moet de onderneming zich eerst registreren.
  • Controleer of enkel externe partijen werden toegevoegd. 
  • Klik op de knop Indienen, als (enkel) externe partij(en) zijn toegevoegd.

Bij het opstarten van een nieuw dossier

Een externe partij toevoegen bij de opstart van een nieuw dossier doet u als volgt:

  • Meld aan in ExpertBase.
  • Klik op Dossiers (groene balk bovenaan).
  • Maak een nieuw dossier aan.
  • Klik onderaan in het scherm Nieuw dossier bij Toegang en rechten extere partij(en) op de knop Rechten toevoegen. 
  • Pas de naam (van de aanvrager of certificaatgerechtigde) aan door op het pennetje te klikken. 
  • Duid in het pop-up scherm Gegevens betrokkenen aan of de betrokkene een bedrijf is.
  • Vul nadien het ondernemingsnummer in.
  • Klik op de OK-knop.
    Als enkel de annuleren knop zichtbaar is, moet de onderneming zich eerst registreren.
  • Controleer of enkel externe partijen werden toegevoegd.
  • Klik op de knop Dossier aanmaken. 

Hoe kan ik de toegang tot mijn dossier (terug) afnemen?

Als de overeenkomst met een externe partij (die via ExpertBase toegang heeft) beeïndigd wordt, moet de toegang per dossier verwijderd worden. Dit doet u als volgt:

  • Meld aan in ExpertBase.
  • Klik op Dossiers (groene balk bovenaan).
  • Klik op het dossiernummer.
  • Klik in het scherm Detail dossier op tabblad Acties (linker kolom).
  • Klik op de knop Actie toevoegen.
  • Selecteer in het scherm Nieuwe actie aanmaken,  de eerste optie een externe partij toegang te geven of te ontnemen tot dit dossier.
  • Klik (rechts beneden) op de knop Actie aanmaken.
  • Vink in het scherm Toegang en rechten externe partij de partij aan die u wil verwijderen (onder de titel Ik wil een externe partij verwijderen). 
  • Klik op de knop Indienen.
  • De externe partij is verwijderd en heeft geen toegang meer tot het dossier.

Hoe kan ik de rechten van een externe partij wijzigen?

Er werd bijvoorbeeld Alleen lezen aangeduid, maar de externe partij moet het dossier kunnen vervolledigen.
De rechten kunnen aangepast worden door twee aparte actie op te starten en in te dienen.

  • Start een nieuwe actie en verwijder de externe partij, zoals beschreven bij Hoe kan ik de toegang tot mijn dossier (terug) afnemen?
  • Start nadien een nieuwe actie en voeg de externe partij toe met de gewenste rechten.
Published on: 
04-07-2019