Toegang externe partij in ExpertBase

Externe gebruikers kunnen in ExpertBase per dossier toegevoegd worden door een werknemer van de organisatie (met schrijfrechten).  De externe kan enkel toegevoegd worden, als deze onderneming (of persoon) zich ook geregistreerd heeft (en de lokale beheerder van de externe onderneming de juiste rechten toegekend heeft in Gebruikersbeheer.)

Let op, de rechten die een onderneming heeft binnen een specifiek dossier kunnen verschillen van de rechten die aan u zijn toegekend door de lokale beheerder van uw onderneming. Bij de opstart of het goedkeuren van een dossier (zie tab Betrokkenen) worden de rechten voor de onderneming bepaald.

Wat kan een externe partij in mijn dossier doen?

Een externe partij met toegang tot het dossier kan:

  • een dossier en de acties bekijken (= alleen lezen is aangevinkt)
  • een actie (aanvraag, wijziging) opstarten en aanvullen als hij rechten heeft om het dossier aan te passen
  • andere externe partijen (zoals vb. een keuringsinstantie) toegang geven/ontnemen (=mag andere externe partijen toegang geven/ontnemen  is aangevinkt)

Een externe partij kan geen actie indienen. Als het VEKA vragen heeft over een ingediende actie (= status Aan te vullen), kan de externe partij met schrijfrechten een antwoord geven op de openstaande vragen. Ook deze antwoorden moeten door de aanvrager of certificaatgerechtigde ingediend worden.

Welke externe partijen hebben toegang tot mijn dossier?

In tabblad Betrokkenen van het dossier, kan u zien welke externe partijen toegang hebben tot uw dossier.

Hoe kan ik een externe partij toegang geven tot mijn dossier?

Om toegang te hebben tot een dossier, moet de externe partij zich ook eerst registreren voor de toegang tot ExpertBase. Toegang tot Expertbase is enkel mogelijk met een identiteitskaart met kaartlezer of federaal token. Hoe u de externe partij toevoegt, is afhankelijk van de status van uw dossier (= er is al een dossier of u moet nog een dossier opstarten). De stappen met schermvoorbeelden zijn ook beschreven in de handleiding van ExpertBase.

Via een actie (bestaand of reeds opgestart dossier)

Een externe partij toevoegen tot uw dossier via een actie doet u als volgt:

  • In het scherm lijst Dossiers, ziet u rechts van het dossier (in de kolom Beheer) de knop Actie toevoegen.
  • In het scherm Nieuwe actie aanmaken,  kiest u de eerste optie een externe partij toegang te geven of te ontnemen tot dit dossier. Klik (rechts beneden) op de knop Actie aanmaken.
  • In het scherm Toegang en rechten externe partij, klikt u op de knop Rechten toevoegen. De naam van de aanvrager of certificaatgerechtigde zal verschijnen, pas dit aan door op het pennetje te klikken en voeg de externe partij toe. Als u een bedrijf toevoegt, moet u Bedrijf aanduiden en het ondernemingsnummer invullen. Als de onderneming gekend is in ExpertBase, zal de OK-knop tevoorschijn komen.
  • Zodra u klikt op de knop Indienen, is de externe partij toegevoegd in het dossier.

Bij het opstarten van een nieuw dossier

Start een nieuw dossier. Klik onderaan bij Toegang en rechten exteren partij(en) op de knop Rechten toevoegen. Als u een bedrijf toevoegt, moet u Bedrijf aanduiden en het ondernemingsnummer invullen. Als de onderneming gekend is in ExpertBase, zal de OK-knop tevoorschijn komen.

Hoe kan ik de toegang tot mijn dossier (terug) afnemen?

Als de overeenkomst met een externe partij (die via ExpertBase toegang heeft) beeïndigd wordt, moet de toegang per dossier verwijderd worden. Dit doet u als volgt:

  • Meld aan in ExpertBase.
  • In het scherm lijst Dossiers, ziet u rechts van het dossier (in de kolom Beheer) de knop Actie toevoegen.
  • In het scherm Nieuwe actie aanmaken,  kiest u de eerste optie een externe partij toegang te geven of te ontnemen tot dit dossier . Klik (rechts beneden) op de knop Actie aanmaken.
  • In het scherm Toegang en rechten externe partij, duidt u onder de rubriek Ik wil een externe partij verwijderen, de partij aan, die u wil verwijderen.
  • Zodra u klikt op de knop Indienen, is de externe partij verwijderd en heeft deze geen toegang meer tot het dossier.

Staat de naam van de aanvrager of certificaatgerechtigde ook bij externe partij (tabblad Betrokkenen in ExpertBase)? Dan veroorzaakt dit hinder bij het indienen van acties. Verwijder de naam van de aanvrager of certificaatgerechtigde bij  de externe partij (via een actie).

Hoe kan ik de rechten van een externe partij wijzigen?

Er werd bijvoorbeeld Alleen lezen aangeduid, maar de externe partij moet het dossier kunnen vervolledigen.
De rechten kunnen aangepast worden, twee aparte actie op te starten en in te dienen.

  • Start een nieuwe actie en verwijder de externe partij, zoals beschreven bij Hoe kan ik de toegang tot mijn dossier (terug) afnemen?
  • Start nadien een nieuwe actie en voeg de externe partij toe met de gewenste rechten.
Published on: 
04-07-2019