Wijzigingen melden via ExpertBase

Als er wijzigingen zijn aan de installatie, moet u dit onmiddellijk melden. Het is belangrijk dat wijzigingen tijdig gemeld worden. Dit doet u best via de toepassing ExpertBase.

De actie een wijziging melden, kan gebruikt worden bij volgende wijzigingen:

• periodieke keuring van de installatie
• melden van een defect
• melden van een herijking van meetinstrumenten
• melden van een vervanging zoals meetapparatuur, motor, generator of transformator
• wijzigingen van de leveranciers van inputstromen
• de jaarlijkse rapportering tabel inputstromen
• tweejaarlijkse audit biomassa
• wijziging eigenaar of certificaatgerechtigde
• uitdienstneming van de installatie

Als u de actie een wijziging melden kiest, zal het formulier volledig aanpasbaar zijn. Eens ingediend kan u de actie niet meer wijzigen totdat het VEKA de actie terugstuurt.

Praktisch

Hoe meld ik een wijziging?

• Meld aan in ExpertBase
• Zoek het dossier op. Voeg een nieuwe actie toe. 
  Er zijn verschillende mogelijkheden om een actie op te starten:
  1. Klik in de kolom Beheer op de + knop. U komt meteen in het scherm Nieuwe actie aanmaken terecht.
  2. Klik in de kolom beheer op het symbool Lijst dossiers. U ziet alle acties die ooit opgestart zijn geweest, onderaan deze acties ziet u de knop Nieuwe actie aanmaken.
  3. Klik op de dossiernaam waarvoor u een wijziging wenst te melden. U komt terecht in het scherm detail dossier. Als u op tabblad acties klikt zal de knop nieuwe actie aanmaken getoond worden.
• Vink een wijziging melden aan.
• Klik op de knop Actie aanmaken
• U komt in het aanvraagformulier in tabblad Toelichting terecht. Hier moet u aanduiden over welk type wijziging het gaat. In dit tabblad kan u bijkomende toelichting geven of stavingstukken zoals foto's bij het vervangen van meetapparatuur toevoegen.
• Kijk alle tabbladen na of de inhoud overeenkomt met de werkelijke situatie. Als deze foute of verouderde informatie (de situatie voor de wijziging) bevat, past u deze gegevens aan. Kijk ook de bijlagen zoals bijvoorbeeld het energiestroomdiagram en het keuringsverslag na. Als deze verouderd of niet meer geldig zijn, voegt u een recente toe. 
  • Als u uw definitieve aanvraag voor 2017 beslist werd, zullen de meeste gegevens leeg zijn. U kan alles invullen, maar meestal volstaat het dat u enkel toevoegt wat er gewijzigd is.
• Nadat u de wijzigingen bewaart, zullen er blauwe uitroeptekens naast de naam van het tabblad verschijnen. Deze zijn informatief en geven aan in welk tabblad er iets gewijzigd is (deze zijn niet zichtbaar in de leesversie).
• Heeft u alle wijzigingen toegevoegd en geeft de inhoud van de actie een duidelijk beeld van de huidige situatie? Ga naar tabblad Indienen  en klik op de knop Indienen.
  • Als er in een bepaald tabblad informatie ontbreekt, zullen er naast het tabblad rode uitroeptekens verschijnen. Zolang er rode uitroeptekens zijn, kan u niet indienen. Vul de informatie aan. Als alle rode uitroeptekens verdwenen zijn, gaat u terug naar het tabblad indienen.

Let op, enkel gebruikers met de rol Aanvrager kunnen de actie indienen. Een dossierbeheerder kan de wijziging (actie) klaarzetten, maar moet deze laten indienen door een gebruiker met de rol Aanvrager.

In behandeling

Zolang de status In behandeling is, kan u geen (andere) wijzigingen melden, totdat deze actie afgehandeld is. Als het VEKA de informatie verwerkt heeft en geen bijkomende vragen heeft, zal de status wijzigen naar Beslist. Mogelijks ontvangt u een aangepaste beslissing of rapporteringsmodel waarin de wijziging opgenomen is (afhankelijk van de wijziging).

Als u een bijkomende wijziging moet melden, maar de status van de wijzigingsactie is In behandeling, dan kan u via het contactformulier ExpertBase vragen om de actie terug vrij te geven.

Moet ik het volledige formulier invullen?

Als u deze actie aanmaakt, zal u een formulier zien dat volledig aanpasbaar zal zijn. Als u uw definitieve aanvraag voor 2017 beslist werd, zullen de meeste gegevens leeg zijn. Meestal volstaat het dat u enkel toevoegt wat er gewijzigd is. Als u gegevens aanpast of bijlagen vervangt zal de informatie in het lichtblauw weergegeven worden. Ook zal er naast het tabblad één of meerdere blauwe uitroeptekens verschijnen. Deze zijn indicatief en geven weer in welk tabblad er iets aangepast werd (enkel zichtbaar in schrijfversie).

Waarom kan ik geen wijziging melden?

Mogelijke oorzaken:

• er is reeds een wijzigingsactie opgestart
• u heeft niet de juiste rechten (bijvoorbeeld externe dossierbeheerder met leesrechten)

Ga naar lijst actie en kijk na of er al een actie is met het label Wijziging. Als de status van de actie is Nieuw  of Bezig met indienen is, klikt u op het groene pennetje. Voeg de wijziging toe in de bestaande actie.

Als de status van de actie In behandeling  is, kan u de actie niet wijzigen. Als u gegevens wil aanvullen in een actie met de status In behandeling , dan kan u dit best melden via het contactformulier ExpertBase. Vul in de rubriek Actie vrijgeven het dossiernummer in en vermeld de reden waarom u deze actie wil aanpassen (bijvoorbeeld herstelling defect is uitgevoerd). De verdere stappen zullen binnen de tien werkdagen gecommuniceerd worden.